Comment gérer la surcharge d'informations
L'Internet contient une mine d'informations sur pratiquement n'importe quel sujet auquel on pourrait penser. Avec une recherche simple, vous pouvez accéder aux connaissances sur presque tous les sujets.
En fait, vous pouvez souvent obtenir tellement d’informations qu’il est un peu intimidant même de savoir par où commencer. La surcharge d'informations devient de plus en plus courante à mesure que des quantités toujours croissantes d'informations sont mises en ligne.
Au pire, la surcharge d'informations peut être paralysante. Une trop grande quantité d’informations peut nous laisser une impression de dépassement et d’incapacité à prendre des décisions. Cela peut nous laisser plus confus que si nous n'avions jamais eu l'information pour commencer.
La bonne nouvelle est que la surcharge d'informations peut être traitée. Il ne nécessite pas de se déconnecter d’Internet ou de quelque chose d’extrême, mais seulement de la hiérarchisation et de l’organisation de votre part. Lisez la suite pour obtenir un guide complet sur le traitement de la surcharge d'informations.
Différencier entre ce qui est important et ce qui ne l'est pas
Une partie du problème lié à la surcharge d'informations a trait à l'incapacité d'une personne à faire la distinction entre ce qui est important et ce qui ne l'est pas. Nous avons tendance à vouloir tout savoir, que cela nous concerne directement ou non.
Commencez à réfléchir aux domaines de votre vie où l'information est importante. Plus important encore, réfléchissez aux informations que vous prenez chaque jour et déterminez ce que vous n'avez pas besoin de savoir. Cela va varier d'une personne à l'autre, en fonction de votre propre style de vie, de votre profession et de votre vie personnelle.
Par exemple, si vous êtes un gros investisseur, il peut être important de vous tenir au courant de ce qui se passe sur le marché boursier au quotidien. Mais seulement si vous gérez vos propres stocks. Si vous avez un bon courtier en qui vous avez confiance, laissez-le s'en occuper et ne regardez que ce qui se passe chaque semaine ou chaque mois sur le marché. Mieux encore, demandez à votre courtier de vous envoyer des mises à jour mensuelles afin de ne pas avoir à rechercher ces informations.
D'un autre côté, si vous n'investissez pas dans le marché boursier, pourquoi la vérifiez-vous toutes les deux heures pendant votre journée de travail? Pourquoi passez-vous une heure sur les marchés d'outre-mer chaque matin? Si vous souffrez d'une surcharge d'information, arrêtez de faire attention aux choses qui n'ont pas d'impact direct sur vous.
Ici, vous devriez faire quelques listes pour vous aider à trier les informations qui vous bombardent chaque jour. D'abord, faites une liste des choses que vous devez absolument savoir.
Cette liste devrait inclure des éléments directement liés à votre vie professionnelle ou personnelle. Ensuite, faites une liste de choses qui sont importantes pour vous, mais qui n’ont peut-être pas d’impact important sur votre profession ou votre vie personnelle. Cela pourrait être des choses liées à un passe-temps ou à un autre intérêt. Ensuite, faites une liste de toutes les choses dont vous restez informé et qui n'apparaissent pas sur ces deux premières listes. Ce sont les choses que vous prendrez un long moment à examiner dans le but de supprimer une partie des informations qui vous parviennent chaque jour.
D'où viennent les informations?
L'autre chose que vous devez regarder, c'est comment vous obtenez toutes ces informations. Est-ce des choses que les gens vous envoient ou partagent avec vous en ligne? Recevez-vous une douzaine de bulletins d’information par e-mail dans votre boîte de réception chaque jour ou chaque semaine? Êtes-vous abonné à plus de 100 flux RSS? Cherchez-vous des informations en ligne?
Faites une liste de la façon dont vous obtenez toutes ces informations, les sites Web et les services que vous utilisez, et une estimation approximative du temps que chacune de ces choses vous prend chaque jour. Ensuite, regardez comment ces sources correspondent aux éléments des deux premières listes que vous avez créées dans la section précédente. Marquez chaque source qui correspond à la première liste avec un "1", celles qui correspondent à la deuxième liste avec un "2" et celles qui figurent dans la troisième liste avec un "3".
Une fois que vous avez marqué chaque source, vous devez également vérifier si elle est une source passive ou une source active. Les sources passives sont les sources qui vous alimentent sans que vous ayez à le rechercher. Les e-mails et les flux RSS appartiennent tous deux à cette catégorie. Les sources actives sont des sites que vous visitez régulièrement et auxquels vous n'êtes pas abonné par courrier électronique ou RSS.
1. Limitez vos sources
La première étape dans la gestion de la surcharge d'informations consiste à limiter les sources de vos informations. Regardez la liste des sources d'où proviennent vos informations et déterminez celles qui ne sont pas nécessaires.
Il y a quelques critères pour décider ce qui n'est pas nécessaire et ce qui l'est. Premièrement, si deux sources offrent fondamentalement le même contenu, éliminez-en une. Deuxièmement, s’il ya des flux RSS ou des bulletins d’information que vous lisez rarement, désabonnez-vous d’eux. Pour la plupart des gens, cela éliminera au moins une partie de vos informations entrantes.
Ensuite, il est temps de devenir un peu plus agressif. Regardez la liste des sources que vous avez qui sont marquées par un numéro "3" et décidez de les éliminer ou non. Je vous recommande de vous désabonner des flux RSS ou des bulletins d’information par courrier électronique relatifs à ces éléments. Alors, la seule façon d'obtenir des informations sur ces sujets est de les rechercher activement.
Considérez également quelles sources vous pouvez consolider. Les newsletters auxquelles vous êtes abonné sont-elles également disponibles sous forme de flux RSS ou inversement? Si la plupart d'entre eux le sont, envisagez de changer vos formats d'abonnement.
2. Définir une autre heure dans votre horaire
Une partie du problème de la surcharge d'information est souvent que nous sommes constamment bombardés d'informations. Il n'y a jamais de rupture. Pour obtenir une surcharge d’informations, il faut arrêter le flux constant d’informations.
Prévoyez du temps dans votre emploi du temps pour traiter les informations. Cela signifie vérifier les e-mails uniquement à des heures spécifiées, lire les flux RSS à des heures spécifiées et rechercher des informations selon un calendrier défini. Maintenant, exactement ce que ce calendrier est dépendra de vos propres besoins.
Certaines personnes peuvent avoir besoin d'être joignables par email tout au long de la journée. C'est très bien. Configurez votre client de messagerie pour ne vérifier que les nouveaux messages une fois par heure. Cela vous maintient en contact assez sans être une distraction constante.
Réservez une heure le matin ou le soir pour lire vos flux RSS. Faites tout en un seul morceau, puis gardez votre lecteur de flux fermé pour le reste du temps.
Une autre option consiste à mettre de côté de petits morceaux tout au long de la journée pour traiter les informations. Cela peut être cinq ou dix minutes de chaque heure ou toutes les deux heures.
Déterminez si vous êtes plus productif en absorbant toutes vos informations à un moment donné ou en petits morceaux tout au long de la journée. Ensuite, respectez un calendrier. Si vous prenez cinq minutes par heure pour lire les flux RSS ou les e-mails, passez cinq minutes par heure à le faire, mais pas plus. Si vous mettez de côté une heure chaque matin, mettez une minuterie pour ne pas dépasser cette heure.
3. Prenez du temps
Il est important de prendre congé de l’information. Mettez de côté vos soirées ou vos week-ends comme des moments sans information.
Pendant ce temps, ne lisez pas les emails ou les flux RSS. Ne cherchez pas d'informations à moins que cela ne soit pertinent pour quelque chose que vous faites à ce moment-là.
Lorsque vous êtes en vacances, essayez de limiter la quantité d'informations que vous prenez. Laissez votre esprit se détendre et évitez toute information qui n'est pas absolument essentielle. Réalisez également que la plupart des informations peuvent attendre que vos vacances soient terminées.
4. Cull Ruthlessly
N'ayez pas peur de trouver les sources d'information sur lesquelles vous comptez. Recherchez des sources uniques qui contiennent la plupart des informations souhaitées sur un sujet donné et éliminez le reste.
Par exemple, plutôt que de consulter chaque jour une douzaine de sites d'actualités, utilisez simplement Google Actualités pour le contenu agrégé. De cette façon, vous obtenez des nouvelles d'une grande variété de sources sans avoir à visiter plusieurs sites.
Culling s'applique également aux éléments d'information individuels qui entrent dans votre messagerie ou votre lecteur de flux chaque jour. Si quelque chose ne vous intéresse pas, supprimez-le. S'il se trouve dans votre boîte de réception, vous vous sentirez obligé de le lire et d'y consacrer du temps.
Apprenez à analyser le contenu qui vous est fourni et à déterminer en quelques secondes si cela vous intéresse ou non. Sinon, éliminez-le. Sans une douzaine ou plus d'articles non lus dans votre lecteur de courrier électronique ou RSS, vous vous sentirez moins bombardé d'informations.
5. Apprenez à hiérarchiser
Même si vous réduisez au minimum la quantité d'informations que vous recevez, il y aura probablement des moments où vous n'avez tout simplement pas le temps de tout traiter. C'est à ce moment que vous devez définir des priorités.
Revenez aux listes de sujets que vous avez créées au début de cet article. Lorsque vous recevez trop d'informations, concentrez-vous d'abord sur les sujets de la liste 1. Ce sont les choses les plus importantes pour votre vie quotidienne et doivent être traitées comme telles. Si vous avez encore du temps après le traitement de toutes ces informations, passez à la liste 2, etc.
6. établir des systèmes
Vous devriez avoir des systèmes pour organiser et classer les informations qui vous parviennent. Dans votre email, cela peut signifier la mise en place de filtres pour diriger automatiquement certains emails (comme les newsletters) dans leurs propres dossiers. Vous pourriez également avoir des dossiers configurés pour des choses que vous voulez passer plus de temps à regarder plus tard, ou auxquelles vous voudrez peut-être revenir.
La même chose vaut pour les lecteurs de flux RSS. Utilisez des dossiers et des balises pour organiser vos flux. De cette façon, si vous avez peu de temps, vous pouvez facilement vérifier les flux les plus importants en premier.
Pensez également aux applications qui peuvent vous aider à mieux vous organiser et à mieux comprendre les informations qui vous bombardent plus rapidement. Votre lecteur de flux vous donne-t-il le niveau de contrôle souhaité? Qu'en est-il de votre programme de messagerie? Navigateur Web? Regardez autour de vous et trouvez des outils qui vous permettront de mieux gérer vos informations. Cela vaut le temps et les efforts pour le faire.
Faire des recherches sans succomber à la surcharge d'information
L'un des moments les plus difficiles pour gérer la surcharge d'informations est la recherche de quelque chose. Cela pourrait être pour un grand projet client ou quelque chose dans votre vie personnelle. Et cela implique souvent de trouver beaucoup d'informations sur le sujet.
La chose la plus importante à faire lors de la recherche d'un nouveau sujet est de limiter votre recherche à la fois en termes de temps que vous y consacrez et de sa portée. Lorsque vous vous lancez dans un nouveau projet, limitez-vous à quinze ou vingt minutes de recherche pour commencer. Cela sera probablement suffisant pour vous donner un aperçu général de ce qu'est le sujet.
Ensuite, recherchez des éléments spécifiques selon vos besoins. Ceci est généralement plus productif et efficace que d’essayer de tout apprendre avant d’avoir une expérience pratique.
Une autre option pour la recherche d'un sujet est l'analogique. Visitez votre bibliothèque locale et empruntez un livre sur le sujet plutôt que d'aller en ligne. Cela vous donne souvent une vue d'ensemble plus ciblée et minimise les chances que vous finissiez par faire des tangentes dans vos recherches.
Lorsque vous avez déjà trop d'informations
Donc, tout ce qui précède est excellent si vous faites face à un problème de surcharge quotidienne d'informations. Mais que se passe-t-il si votre problème a à voir avec autant d’informations sur un sujet particulier que vous êtes maintenant paralysé et que vous ne pouvez prendre aucune décision? Que faites-vous alors?
Il existe différentes manières d’aborder cette question. Cela peut aider à prendre des notes et à avoir une idée de toutes les informations susceptibles d'avoir un impact sur votre décision. Si c'est une décision oui / non que vous essayez de prendre, envisagez de faire une liste de pro-con.
Il existe d’autres modèles de prise de décisions qui peuvent vous aider à vous décider si vous êtes paralysé par trop d’informations. Certains sont des modèles quotidiens et peuvent être aussi simples que de choisir la première option qui, selon vous, répondra aux résultats souhaités. Le type de modèle que vous choisissez d'utiliser dépend en grande partie de la complexité de la décision. Wikipedia a un excellent article sur la prise de décision avec plus de détails.
Écrit exclusivement pour WDD par Cameron Chapman .
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