La clé du succès est un dossier créatif
C'est un triste fait que les plus gros problèmes rencontrés par les pigistes sont des désaccords avec un client une fois qu'un projet a démarré.
Il semble - à en juger par le nombre de problèmes entendus par les concepteurs plaignants - que les termes, les changements, les directives et les paiements deviennent le plus souvent des obstacles à une relation de travail harmonieuse et réussie, mettant généralement fin à ce qui pourrait être et client.
Il existe une manière simple, logique et professionnelle pour les deux parties de se comprendre en toute transparence. Malheureusement, c'est une étape que beaucoup de créations ignorent.
Où la plupart des créateurs se tiennent sur la paperasse?
Selon une récente enquête 39% des concepteurs n'exigent pas que les clients signent la ligne pointillée (ou toute autre ligne) pour entreprendre un projet. C'est une hypothèse assez sûre qu'un résumé créatif formel est une autre forme que la plupart des créatifs n'utilisent pas.
La même enquête révèle que les créatifs préfèrent les clients qui savent ce qu’ils recherchent au début de leur projet de conception et obtiennent des points avec les concepteurs. 51% des designers interrogés considèrent que c'est l'une des caractéristiques les plus importantes chez un client.
L'opportunité d'être créatif et de concevoir quelque chose de cool motive 62% des concepteurs à se lancer dans un projet, contre 48% qui sont influencés par de gros chèques de paie et seulement 6% qui considèrent la clé d'un client.
48% des concepteurs déclarent que le manque de commentaires utiles est l'un des plus grands défis pour travailler avec les clients, tandis que 42% indiquent que les clients manquent de direction et 25% indiquent que les attentes irréalistes constituent des obstacles majeurs.
En gardant cela à l'esprit, comment un concepteur ou un personnel de conception peut-il réaliser tout cela et protéger ses droits et sa santé mentale? La réponse est un brief créatif.
Pourquoi un brief créatif résout les problèmes
Demandez à quelqu'un de signer un contrat et ils auront généralement une raison pour laquelle ils ne veulent pas signer. Un contrat contient des règles strictes et rapides concernant la fin de l'activité d'un projet. La durée d'exécution, les frais de modification, les paiements et les droits d'utilisation sont certains des éléments énoncés dans un contrat. Avec un libellé prudent, un dossier créatif peut contenir toutes ces informations!
Lorsque vous vous installez dans le bureau, la salle de conférence d'un client ou que vous rencontrez les différents acteurs de votre entreprise, il est temps de prendre des notes sur ce qui est dit, de poser certaines questions, de définir des exigences et des limites.
Dans une entreprise qui était une très grande société, nous nous réunissions tous dans la salle de conférence pour une réunion de projet. Chaque chef de département écoutait la portée du projet et les résultats souhaités. Comme un casse-tête, chaque étape dépendait du respect des étapes afin que le service suivant puisse y accéder et fournir les éléments nécessaires à la production, et ainsi de suite, jusqu'à ce que le département artistique en soit responsable.
Si un département prenait trop de temps, comme une tour avec une pièce manquante au milieu, le projet commencerait à tomber. Malheureusement, ce serait toujours le département artistique qui serait écrasé sous le poids des poutres d'acier incompétentes, fournies par d'autres départements.
Le dossier créatif, rédigé et envoyé par le département artistique, servait à tenir les personnes responsables. Lors des réunions régulières du projet, il était plus facile de demander aux autres départements où ils se trouvaient et pourquoi, inévitablement, ils étaient en retard. Avec un chef de projet sympathique et fort, la responsabilité et le respect des délais permettront aux créatifs de ne pas avoir une semaine pour créer le projet final alors que les autres départements ne prendraient que deux semaines sur un projet de deux mois.
Il semble que dans la plupart des entreprises, il s’agisse de la procédure standard. Il est rare qu'un chef de projet puisse ou va continuer à contrôler les jalons. Il est encore plus rare qu’il existe un chef de projet professionnel dans les entreprises. Habituellement, quelqu'un sera désigné comme chef de projet et peut ne pas avoir suffisamment d'expérience ou de niveau d'entreprise pour exiger le respect strict des étapes clés d'un projet. Dans un contexte d'entreprise, cela entraîne généralement des problèmes lors de la réalisation d'un projet à temps. Dans une situation de pige, votre temps est votre argent, et lorsque vous finissez par travailler une semaine supplémentaire, ou alors en payant des frais fixes, en essayant de facturer des heures supplémentaires ou en travaillant à une échéance extrême, la situation est perdue. pour vous, et peut mener à un projet qui ne sera probablement pas votre meilleur travail. En fin de compte, vous serez blâmé, et bien que ce soit injuste, eh bien ... bienvenue dans les affaires!
Alors, comment protégez-vous votre réputation, votre potentiel de revenus et vous montrez-vous un fournisseur de valeur pour un client ou un chef de projet compétent pour votre chef d'entreprise? Commencez avec un brief créatif clair et concis, et une poigne de fer! Si elles sont écrites correctement, les informations que vous incluez ne laisseront aucune trace et, sans aucune réponse. Ce n'est pas vraiment difficile.
À long terme, un dossier de création complet et clair favorise la transparence pour toutes les parties, et c'est l'une des choses que les clients apprécient dans un projet créatif, où ils ne comprennent pas pleinement le processus de création.
Comment commencer
L’ordinateur n’a pas, comme promis, fait de nous une société sans papier. Les communications numériques ont ajouté au manque de mémoire des gens. Les ordinateurs, en grande partie, ont remplacé notre capacité de mémoriser et de stocker des informations dans notre propre cerveau. Par exemple, lorsqu'un client ne se souvient pas que vous avez dit quelque chose dans un e-mail, par exemple demander à être payé, ou essayer de savoir pourquoi le délai de trois jours pour prendre une décision sur les conceptions finales a pris 17 mois.
L'organisation est la clé. Lorsque j'ai commencé ma carrière de designer, travaillant à la fois en tant que freelance et dans le personnel, je créais un dossier de travail pour chaque mission et chaque projet. J'ai commencé par étiqueter le dossier, puis avoir un bref résumé créatif écrit à l'extérieur du dossier. Il a énuméré les éléments suivants:
- Nom du projet.
- Date je l'ai reçu.
- Date à laquelle le projet était dû.
- Qui était impliqué dans le projet, leurs noms, numéros de téléphone / extensions, adresses e-mail.
- Jalons pour les matériaux nécessaires de ces personnes.
- À partir de là, au fur et à mesure du déroulement du projet, j'écrirais des notes sur ce qui se passait quotidiennement.
- Étions-nous à l'heure?
- Y at-il eu des changements demandés et par qui?
- Quelles étapes ont été manquées et par qui?
- Lorsque les fichiers ont été livrés et à qui.
Au sein de ces dossiers, j'ai placé toutes les impressions des étapes de conception, les e-mails des autres départements / personnes et tout ce qui concernait le projet. La plupart de mes patrons m'ont félicité pour "savoir où se trouvait le projet à tout moment".
Dans un employeur, où l’incompétence était encouragée par des Peter Principle , On m'a dit mes dossiers, "ont rendu les gens nerveux."
Bien sûr, les gens étaient nerveux. il tenait les gens responsables. Ce n'est pas que les dossiers aient été conçus pour embarrasser les gens ... eh bien, j'admets que cela en faisait partie parce que le jeu des reproches était grand dans cette entreprise et que je devais me protéger contre les mensonges mentaux, ce qui rendait vraiment furieux ils ne finissaient pas, mais c'était aussi le seul moyen de garder un record de livraison à temps.
Le fait est que ces dossiers étaient inestimables pour jongler avec ce qui était parfois deux douzaines de projets en même temps. Le multitâche n’est rien d’autre que l’organisation et il existe des outils que l’on peut utiliser pour cette organisation. Les «dossiers de preuves et de reproches», comme l’a mentionné mon patron, étaient inestimables.
Bien qu'il s'agisse d'un dossier de création plutôt privé, il est préférable, lors de la gestion d'un projet, en particulier à la pige, de fournir à chacun un dossier écrit pour son propre dossier s'il en possède un.
Créer un brief
J'ai jeté un coup d'oeil à d'autres mémoires créatifs disponibles sur le web et franchement; Je ne suis pas impressionné par ce que j'ai vu. Les exemples disponibles ne couvraient pas suffisamment pour permettre au client de connaître toutes les étapes et ne couvraient pas la fin du projet. Voici un résumé que vous pouvez utiliser comme modèle pour votre prochain projet:
Coordonnées du client / client:
Nom, numéro de téléphone et adresse e-mail de la personne ou de l'équipe du côté client.
Projet:
Titre du projet
Preparé par:
Nom, numéro de téléphone et adresse e-mail de la personne responsable de la gestion interne du projet.
Contexte / Vue d'ensemble:
Description détaillée de tout ce qui doit être fait! Incluez absolument tout ce que vous pouvez penser qui sera inclus de sorte que toute dérive de portée peut être facturée séparément.
Chronologie / Jalons:
Heure de début: Date se passe ici.
Le client fournit des images / logos pour la brochure, la bannière Web et le site Web. Toute copie de relecture délivrée par le client.
1er jalon:
Esquisses pour la conception de tous les composants - (date définie).
Révisions / approbation du client par (date de mise en place).
Esquisses révisées livrées par (date fixée).
Révisions / approbation du client par (date de mise en place).
* Les révisions ultérieures changeront les jalons. Le brief ajusté sera soumis à nouveau au client.
2ème étape:
Deuxième étape de conception - (date fixe).
Révisions / approbation du client par (date de mise en place).
Images révisées livrées par (date définie).
* Les révisions ultérieures changeront les jalons. Le brief ajusté sera soumis à nouveau au client.
3ème étape:
(Régler la date)
Présentation des conceptions terminées au client pour consultation / approbation.
* Les révisions ultérieures changeront les jalons. Le brief ajusté sera soumis à nouveau au client.
4ème étape:
(Régler la date)
Téléchargement ou remise à l'imprimante (date définie).
Paiements:
Frais: $ (total des frais pour le projet)
Dépôt: $ (frais fixes - devrait être un tiers à la moitié des frais totaux). Dépôt dû à l'heure du début
1er jalon: $ (pourcentage du montant total)
2ème étape: $ (pourcentage du total des frais)
3ème étape: $ (pourcentage du montant total)
4ème étape: $ (* idéalement, cela devrait être le pourcentage final de la totalité des frais pour le projet)
* Les modifications au-delà du premier tour (modifications ultérieures) seront facturées séparément à un taux de $ (taux horaire fixe) par heure.
Droits:
Le client achète tous les droits de conception / copyright pour le travail rendu. Le transfert du droit d'auteur est subordonné au paiement intégral.
Ceci, bien sûr, n'est que l'essentiel comme exemple. Plus vous en dresserez la liste, plus vous entrerez dans les moindres détails, plus vous vous protégerez des "malentendus" au fur et à mesure du déroulement du projet. Le plus gros problème avec n'importe quel projet est le "mais j'ai dit ..." ou "je pensais que ce serait ..." et le très populaire "Je pensais que nous allions ajouter ceci?"
Même si un contrat précise les droits, les paiements et les promesses conservés uniquement dans les termes légaux, un brief créatif montre à toutes les parties comment le projet se déroulera et, surtout, comment les paiements seront effectués. Avec un contrat, les gens peuvent le voir au début du projet, mais ne le reverront pas jusqu'à ce que vous menaciez de les poursuivre pour violation de votre accord. Le brief créatif rappelle aux utilisateurs à chaque étape que vous ne travaillerez pas gratuitement, des changements excessifs coûteront plus cher.
Cependant, un dossier créatif peut inclure les données démographiques du client / public cible. Même si je ne l'ai pas expérimenté moi-même, d'autres concepteurs m'ont parlé de clients qui définissent les normes de conception d'un projet, mais se plaignent plus tard que le travail ne reflète pas leur clientèle.
Rendre la langue claire
Un exemple que je peux raconter à propos d'un malentendu linguistique est celui d'un président de société qui a continué à utiliser le mot «sophistiqué» pour un projet de conception. Avec chaque dessin, elle disait: «Non, non, non! Je veux sophistiqué! "
Après onze tentatives de "sophistication", je lui ai finalement demandé de me montrer quelques exemples de ce qui lui plaisait, et je le prendrais comme une inspiration. Après avoir souligné quelques exemples, j'ai réalisé qu'elle avait tort et sévèrement folle! Ce qu'elle voulait vraiment, c'était quelque chose de fantaisiste. Il s’agit d’un exemple formidable et douloureux de mauvaise communication et de la quantité de travail qu’un seul mot - un descripteur peut causer. Je faisais partie du personnel de la société, donc ce n'était pas aussi grave que s'il s'agissait d'une mission à la pige, ce qui aurait été un désastre si c'était un forfait. C'était juste une perte de temps extrême, et une coche qui s'est manifestée lors de mon évaluation annuelle des performances "n'a pas réussi à satisfaire les souhaits du président en onze tours de changements".
Ceci est encore quelque chose d'autre qui doit être inclus dans le dossier créatif. Les mots peuvent être mal interprétés ou mal utilisés. Parfois, les gens utilisent leurs mains pour décrire ce qu'ils veulent, en les déplaçant vers le haut et vers le bas, et en spécifiant leur taille, leur mise en page ou leur «sophistication». Votre travail, en tant que responsable créatif, consiste ils signifient vraiment, et insérez-les dans le mémoire écrit afin qu'il n'y ait pas de cycle de conception supplémentaire qui réduise vos frais ou vous éloigne d'autres projets.
La démographie est un autre point important à clarifier pour le dossier créatif. Qui est le public visé? La réponse pourrait être "tout le monde" et ce pourrait être "des hommes de 18-28 ans qui vivent dans le sous-sol de leurs parents".
N'oubliez pas de poser ces questions afin que lorsque vous êtes prêt à rédiger votre mémoire pour présenter au client, il n'y aura pas de trous qui pourraient faire sauter le projet sur la route. S'il y a des trous ou des malentendus, le temps et l'argent vont vous échapper et cela peut représenter plus d'un an pour des milliers de dollars.
Quand des problèmes surviennent
Quiconque vous dit n'avoir jamais eu de problème avec un projet de conception est soit un menteur, soit un psychotique. Certains projets se heurtent à certaines questions pendant ou après la fin d'un projet. Habituellement, il est payé lorsqu'un client se demande combien de travail a réellement été effectué et pourquoi le projet coûte plus de 79 dollars.
Sérieusement, nous rions de cette déclaration mais nous savons tous que c'est vrai. Dans les cas où vous devez vous asseoir avec le client et passer en revue tous les aspects du projet et montrer la preuve des demandes, modifications et coûts encourus, le dossier contiendra toutes les réponses. Naturellement, le client peut ne pas accepter que la réponse qu'il a envoyée dans un courrier électronique, vous disant que tous les modèles sont approuvés, est vraiment ce qu'ils voulaient dire, mais cela mène à une autre voie: le tribunal.
Si vous êtes obligé d'aller au tribunal ou à la médiation, le dossier du projet est un rêve légal - peut-être un orgasme! Tout en écriture, dans un endroit et prêt à présenter comme le record de chaque étape. Même si vous n'avez pas de contrat (vous devriez en avoir un!), Le dossier du projet et le dossier de création afficheront l'intention, l'accord et les étapes à suivre pour terminer le projet.
Vous constaterez également que les dossiers créatifs sont pratiques pour les clients réguliers. Dans la conception de sites Web, il est important de fidéliser les clients pour répondre à leurs besoins en constante évolution. Au fur et à mesure de l'évolution de la technologie et de la croissance des entreprises, le dossier créatif original sert à vous rappeler comment le client préfère travailler avec vous. L'examen des fichiers de projets antérieurs et des notes d'information peut également vous rappeler qu'il est temps de contacter un client pour diffuser des mises à jour sur son site. C'est un outil formidable qui est précieux pour votre entreprise. Alors, rendez-vous dans votre magasin de fournitures de bureau local, achetez des dossiers de fichiers, créez un bref résumé créatif avec votre logo, et vous verrez à quel point un dossier de création génial et un dossier de projet peuvent vous rendre la vie.
Utilisez-vous un brief créatif? A-t-il aidé vos projets? Faites-nous savoir vos expériences dans les commentaires.