Le guide ultime des réunions de conception
L'idée de base d'une réunion est simple: lorsque deux ou plusieurs personnes se réunissent pour discuter d'un ou de plusieurs sujets. Cela peut être dans un cadre formel ou informel. Cela peut être parmi des personnes au sein d'une organisation ou entre des personnes dans plus d'une organisation.
Le concept de la rencontre est ancien. À leur niveau le plus élémentaire, des réunions sont organisées pour rassembler les gens pour parler de choses. Il peut y avoir de bonnes raisons d’avoir des réunions et de mauvaises raisons d’organiser des réunions, dont nous discuterons toutes les deux.
Il existe différents types de réunions, dont certaines sont intrinsèquement plus productives que d’autres.
Quand les avoir
Il y a de bonnes raisons d'avoir des réunions. Il y a beaucoup de fois où une réunion est la meilleure façon de faire quelque chose.
Les réunions de vente et les réunions avec les clients sont une période évidente lorsque des réunions sont nécessaires. Par ailleurs, il existe d’autres bonnes raisons pour les réunions:
- Séances de remue-méninges : elles sont souvent beaucoup plus faciles à faire face à face, même si cela signifie virtuellement.
- Pour susciter un soutien en faveur d'une décision : Bien que les réunions pour prendre des décisions soient souvent des pertes de temps, les réunions visant à renforcer le soutien une fois la décision prise sont parfois une bonne idée.
- Pour couvrir quelque chose d'important : Parfois, une petite réunion est un bon moyen de couvrir quelque chose d'important avec des personnes clés. Cela peut être particulièrement vrai si les nouvelles importantes ne sont pas particulièrement positives. L'interaction face à face est souvent une bien meilleure façon de briser les mauvaises nouvelles que quelque chose d'impersonnel comme un courrier électronique.
Quand les sauter
Les réunions sont souvent des moyens incroyablement inefficaces pour communiquer avec les employés, les membres de l'équipe et même les clients. Ils peuvent interrompre la journée de travail de manière très préjudiciable à la productivité. Ils peuvent prendre beaucoup plus de temps que prévu. Et plusieurs fois, ils ne mènent à aucune conclusion productive.
S'il n'y a pas de bonne raison d' avoir une réunion plutôt que d'autres formes de communication, il vaut mieux explorer d'autres options pour atteindre le résultat que vous espériez obtenir lors d'une réunion.
Voici quelques mauvaises raisons d'avoir des réunions:
- Réunions d'état : Celles-ci ont souvent lieu uniquement pour informer les gens de ce qui se passe avec quelque chose, mais dans la plupart des cas, un e-mail ou une communication similaire est plus efficace et gaspille beaucoup moins de temps.
- Mise à jour des réunions : à l'instar des réunions d'état, les réunions de mise à jour sont utilisées lorsque différents membres de l'équipe doivent mettre à jour leurs activités avec un projet. Et encore, les e-mails ou autres messages textuels seraient plus efficaces.
- Faire entendre tout le monde : ces types de réunions gaspillent souvent une quantité de temps incroyable, même s’ils sont bien gérés. Au lieu de cela, demandez à chacun de soumettre ses idées ou ses préoccupations, puis de trouver des moyens de les résoudre (ce qui pourrait inclure une réunion).
Bien sûr, il y a des moments où les réunions ont plus à voir avec les attentes sociales qu'avec le travail réellement accompli. Cela est particulièrement vrai en ce qui concerne les réunions avec les clients. Certains clients ressentent le besoin de passer du temps avec les personnes qu’ils embauchent, et il se peut que vous deviez simplement faire face à cette situation ou risquer de perdre le client. Dans ces cas, il est préférable de prévoir une communication de suivi pour clarifier tout ce qui a été discuté lors de la réunion.
Qui devrait être inclus
Il est important que chaque personne participant à une réunion ait réellement besoin d’être là et que tous ceux qui doivent être présents soient présents.
Si vous rencontrez un projet particulier, alors toutes les personnes impliquées dans ce projet devraient être présentes. Si vous rencontrez des clients, assurez-vous que les véritables décideurs sont là si possible. Vous voulez parler directement à la personne qui prend les décisions plutôt qu’à un autre membre du personnel sur lequel vous devez vous appuyer pour relayer avec précision ce que vous avez dit.
Les types de réunions
Il y a beaucoup de réunions différentes. Certains sont très utiles, tandis que d'autres le sont moins.
Réunions internes
Les réunions internes, également connues sous le nom de réunions du personnel ou de réunions d’équipe, ont lieu au sein de votre organisation. Ils peuvent inclure tout votre personnel (rarement une bonne idée) ou seulement des membres clés de l’équipe.
Des réunions internes peuvent être organisées pour diverses raisons, mais le plus souvent, elles se déroulent lorsque le partage d'informations et la discussion doivent avoir lieu au sein d'un groupe.
Il y a de bonnes raisons de tenir des réunions internes:
- Sessions de brainstorming
- Réunions d'objectif
- Team-building (ceux-ci ont souvent lieu en dehors du bureau, mais pas nécessairement)
- Réunions photo (généralement une fois par an environ)
Les réunions internes sont généralement les plus sujettes à la perte de temps. Il y a souvent de meilleurs moyens de communiquer et de travailler ensemble que d'avoir des réunions formelles, alors évitez de les utiliser comme distraction.
Réunions distantes et virtuelles
Les réunions virtuelles deviennent de plus en plus courantes à mesure que davantage d'équipes et d'entreprises emploient des travailleurs à distance. Certaines entreprises opèrent sans autre chose qu'un bureau virtuel, ce qui signifie qu'elles ont presque exclusivement des réunions à distance.
Celles-ci sont généralement effectuées via des outils tels que Skype ou d'autres services de conférence Web. Il existe également d'autres outils de collaboration et de téléconférence à distance, en fonction de ce que vous devez accomplir. Et bien sûr, la réunion à distance est toujours caractérisée par la conférence téléphonique.
Réunions de vente
Les réunions de vente ont lieu avec des clients potentiels et sont souvent plus une sorte de "faire connaissance". Les objectifs ici sont de faire connaissance avec le client et de le convaincre que vous êtes la bonne équipe pour le travail (ou du moins pas la mauvaise équipe).
Les réunions de vente peuvent avoir lieu dans votre bureau, dans le bureau du client ou dans un troisième lieu, comme un restaurant ou un café.
Il y a quelques clés pour les réunions de vente, surtout si vous vous réunissez dans un lieu public.
- Si vous organisez la réunion dans votre propre bureau, fournissez au moins des rafraîchissements légers comme du café.
- Si vous allez au bureau du client, soyez au courant du code vestimentaire de leur lieu de travail. Bien que vous n'ayez pas nécessairement besoin de l'assortir complètement, vous ne voulez pas vous présenter dans un costume trois pièces lorsque tout le monde est en jeans et en t-shirts, ou vice versa.
- Prenez vos repères de votre client potentiel concernant la nourriture et les boissons si vous vous rencontrez dans un restaurant. S'ils ne commandent pas d'alcool, vous ne devriez pas non plus. Même si vous consommez beaucoup d'alcool, vous ne devriez pas l'être. Restez professionnel!
- Attendez-vous à prendre l'onglet si vous emmenez un client dans un restaurant, un café, etc.
- C'est une bonne idée de penser à une réunion de vente un peu comme un premier rendez-vous: vous voulez trouver un terrain d'entente tout en donnant une bonne première impression (et précise).
Les réunions de vente sont souvent considérées comme un mal nécessaire. Certaines personnes prospèrent dans ces contextes et peuvent conclure un accord sans problème avec un client. D'autres personnes les détestent et les évitent si possible. Mais malheureusement, certains clients insisteront sur ce type de réunion avant de vouloir travailler avec vous.
Rencontres avec des clients existants
Parfois, un client avec qui vous travaillez déjà souhaite une réunion. Ceci est souvent fait pour obtenir des mises à jour sur le projet, ou si la portée du projet doit changer.
Parfois, vous rencontrerez quelque part neutre, mais ces réunions ont souvent lieu dans votre bureau ou dans celui du client. Encore une fois, comme pour une réunion de vente, vous voudrez fournir des rafraîchissements de base si vous vous réunissez à votre bureau.
La réunion de lancement est un type de réunion de planification que vous pouvez avoir pour chaque nouveau client. C'est à ce moment que le client et la plupart ou l'ensemble de l'équipe du projet se rencontrent au début d'un projet pour se connaître et discuter du rôle de chaque membre de l'équipe. Dans certains cas, cela ne sera pas tenu avec un client et sera une réunion interne à la place.
Réunions annuelles
Les réunions annuelles sont un peu différentes et ressemblent souvent plus à des conférences qu’à des réunions. Une réunion annuelle réunira tout le monde dans une organisation et comprend parfois des conférenciers, des ateliers, des cours, etc.
Celles-ci sont plus courantes dans les grandes entreprises comptant de nombreux bureaux, mais elles sont également assez courantes parmi les entreprises qui ont une main-d'œuvre répartie. C'est un bon moyen pour les employés qui interagissent rarement en personne de se connecter et qui peuvent renforcer la culture interne de l'entreprise.
Survivre aux réunions avec les clients
Les réunions avec les clients vous mettent plus de pression que la réunion interne moyenne. Vous devez faire une impression professionnelle que ce soit la première réunion ou la quinzième. Il y a pas mal de choses que vous pouvez faire pour vous assurer que vos réunions avec les clients sont efficaces.
Vous avez besoin d'un agenda
Chaque réunion que vous avez avec vos clients devrait avoir un agenda, même si ce n'est que dans votre tête. Les réunions ont lieu pour une raison et il y a certaines choses qui doivent être traitées. Demandez à votre client quel est le but de la réunion (s’il l’a demandé) afin que vous ayez une idée claire de ce qui doit être accompli.
Fixer des objectifs clés
Cela est directement lié à l'agenda, même si ce n'est pas nécessairement la même chose. Vos objectifs pour la réunion pourraient être de clarifier certains aspects d’un projet ou d’obtenir que le client approuve une idée que vous avez. Dans les deux cas, savoir quels sont les objectifs de votre réunion et savoir quels sont les objectifs du client vous permettra de mieux vous rencontrer.
Poser de bonnes questions
Dans la plupart des réunions avec les clients, vous souhaitez collecter des informations auprès du client, même si ces informations sont des commentaires sur vos idées ou vos propositions. En posant de bonnes questions à vos clients, vous serez en mesure de comprendre ce qu'ils veulent et ce qu'ils pensent vraiment. Dans certains cas, les clients eux-mêmes peuvent ne pas savoir ce qu’ils veulent et ce n’est qu’en leur posant des questions que vous pourrez les mener à une conclusion.
Assurez-vous que les bonnes personnes sont là
Comme déjà mentionné, vous devez vous assurer que les principaux décideurs de chaque projet sont présents lors de vos réunions. Sans eux, la réunion ne peut pas aboutir à une conclusion ou à une résolution, et vous risquez de vous retrouver dans un cycle sans fin de suivis.
Lorsque vous organisez une réunion avec un client, vous pouvez vous renseigner et même demander spécifiquement que certains décideurs clés soient présents (si vous savez qui ils sont). Si vous ne savez pas qui ils sont, alors il est acceptable de demander à quiconque vous rencontrez s'il y a d'autres personnes impliquées dans le processus de prise de décision, et voir si elles seront présentes.
Être préparé
Être préparé est double. Tout d'abord, vous devez vous assurer que vous avez toutes les informations dont vous avez besoin pour présenter correctement à votre client. Cela inclut des aides visuelles si nécessaire, ainsi que tous les prototypes ou maquettes que vous pourriez avoir.
Si vous ne vous réunissez pas à votre bureau, assurez-vous d'avoir accès à la connexion Wi-Fi si vous devez afficher des éléments en ligne. Avoir un plan de secours juste au cas où. Rien ne semble moins professionnel que lorsque vous vous présentez à une réunion et que vous ne pouvez pas leur montrer ce que vous avez promis.
Deuxièmement, il est inévitable que vos clients aient des questions ou des objections à propos de votre sujet. Il est essentiel de se préparer à ces questions ou objections. Il peut parfois être utile de faire une présentation devant les autres pour voir quelles questions ou objections ils pourraient avoir pour se préparer.
Prendre des notes
Vous devez toujours prendre des notes lors de toute réunion avec le client. Vous ne pouvez pas compter sur votre mémoire pour mémoriser des détails importants ou des points de discussion. Même un simple aperçu de ce qui a été discuté peut être utile.
Une technique qui peut être utile si prendre des notes pendant la réunion n'est pas pratique ou si vous ne pouvez noter que quelques points, c'est de prendre des notes immédiatement après la réunion. Si vous avez pris quelques notes au cours de la réunion et que vous prenez ensuite cinq à dix minutes pour les compléter et prendre note de toutes les idées qui vous viennent à l'esprit, vous aurez moins tendance à oublier quelque chose d'important.
Envoyer un résumé post-réunion
Il est essentiel que tout le monde à la réunion soit la même page à la fin. C'est pourquoi le résumé après la réunion peut être un outil extrêmement utile. Prenez quelques minutes pour rédiger un résumé de la réunion, en particulier en ce qui concerne les conclusions obtenues ou les mesures à prendre.
Assigner des tâches de suivi
Il est fort probable que vous laissiez une réunion avec une liste de choses à faire ensuite. À moins que vous ne les traitiez tous vous-même, assurez-vous que chaque tâche est assignée à un membre de l'équipe pour être complétée.
Rendre les réunions internes productives
Étant donné que 37 milliards de dollars en coûts salariaux sont gaspillés chaque année dans des réunions inutiles et improductives pour les seules entreprises américaines, il est essentiel que vous limitiez vos réunions et que vous les gardiez sur la bonne voie.
Il y a une tonne de moyens possibles pour que les réunions internes se déroutent et perdent du temps. C'est pourquoi tant d'entreprises les évitent complètement. Mais il y a quelques clés pour garder vos réunions nécessaires productives.
Considérer le timing
Lorsque vous avez vos réunions est une partie très importante de leur efficacité. Bien que la réunion elle-même ne puisse durer que 30 minutes, si elle interrompt le temps le plus productif des journées de vos employés, ce n'est pas une bonne utilisation du temps. Pensez à organiser des réunions dès le matin (lorsque de nombreux employés vont perdre leur temps à prendre un café et à bavarder avec leurs collègues, ou à effectuer des tâches ménagères, comme le rattrapage par courrier électronique) ou après le déjeuner.
Certains des pires moments des réunions sont juste avant le déjeuner (tout le monde a faim et veut partir) et à la fin de la journée (les gens sont plus concentrés sur la fin de leur travail pour pouvoir rentrer chez eux pour la nuit). Le milieu de la matinée et le milieu de l'après-midi peuvent être bons ou mauvais, selon les cycles de travail de vos employés.
Définir un but et un agenda
Chaque réunion devrait avoir un but, qui devrait être défini avant la réunion. En plus de cela, l'objectif de la réunion devrait être partagé avec les participants à la réunion afin qu'ils sachent à quoi s'attendre.
Rien ne provoque plus de stress ou plus de temps perdu qu'une réunion mystère dont les employés ne connaissent pas le but. Cela est particulièrement vrai si l'entreprise subit des modifications de nature ou si elle a des problèmes financiers ou autres (ou si elle a des problèmes).
Les employés se demandent souvent si la prochaine réunion est celle au cours de laquelle ils se renseigneront sur les licenciements collectifs, les grands changements apportés à la structure du service ou aux tâches, ou pire; la société elle-même fermant. Cela élimine leur productivité avant la réunion, car ils sont préoccupés par la réunion.
Un ordre du jour de la réunion devrait être envoyé avant le début de la réunion. Il devrait clairement indiquer ce qui sera discuté, ainsi que l'heure et la durée de la réunion.
Restez sur le sujet
Comme vous avez un agenda, il est plus facile de rester sur le sujet tout au long de la réunion. Si les participants évoquent d'autres sujets, notez-les pour en discuter plus tard, mais ne quittez pas l'ordre du jour.
Il peut même être utile de demander à un participant spécifique de se charger de garder les choses sur la bonne voie. C'est un travail important qui doit être géré si vous avez un espoir de rendre vos réunions productives.
Seules les personnes nécessaires doivent assister
Pourquoi perdre le temps des employés qui n'ont pas besoin d'être à une réunion? Seules les personnes directement impliquées dans les sujets de la réunion doivent être présentes. Parfois, cela implique de se diviser en plusieurs réunions, de sorte que les sujets soient pertinents pour chaque groupe de participants. C’est une bien meilleure idée que d’exiger que les employés qui ne doivent être présents que pour une petite partie de la réunion perdent une heure de leur journée de travail.
Préparer adéquatement
Une fois que vous avez votre agenda en main, vous pouvez vous préparer adéquatement à la réunion. Assurez-vous d'avoir tout ce dont vous avez besoin et assurez-vous que toutes les informations dont vos participants ont besoin à l'avance sont partagées avant le début de la réunion. La dernière chose que vous devriez faire lorsque la réunion commence, consiste à examiner des notes aléatoires pour essayer de savoir par où commencer ou quoi couvrir.
C'est aussi pourquoi il est important de partager votre agenda avec les participants afin qu'ils aient le temps de bien se préparer.
S'en tenir à l'horloge
Chaque réunion doit avoir une heure de début et une heure de fin. Ces temps doivent être respectés. Cela signifie commencer la réunion à l'heure, même si tout le monde n'est pas là. Cela signifie également mettre fin à la réunion même si tout n'a pas été couvert. L'application stricte de cette règle vous rendra plus efficace, car vous serez moins susceptible de vous détourner si vous savez que vous devez franchir certaines étapes au cours d'une période donnée.
Si quelqu'un est en retard, ne prenez pas le temps de la réunion elle-même pour récapituler les choses pour eux. Tout ce que fait est de punir ceux qui ont fait un effort pour être ponctuel et gaspiller une partie de la réunion.
Vous devez également garder vos réunions courtes. Une réunion ne devrait jamais durer plus d'une heure, et la limiter à trente ou même quinze minutes est une bien meilleure idée. Plus la réunion est courte, plus il est facile de rester sur la bonne voie et moins il faut de temps pour sortir du sujet. Cela crée également un sentiment d'urgence chez les participants, et il vous sera plus facile de parcourir rapidement les sujets.
La seule exception à la règle des réunions courtes concerne les sessions de brainstorming. Mais même ceux-ci doivent être divisés en sessions plus courtes pour éviter l'épuisement professionnel. Une séance de remue-méninges d'une heure et une pause avant de revenir peuvent être beaucoup plus productifs que d'essayer de travailler directement pendant deux ou trois heures.
Encourager la participation
Les réunions devraient impliquer les personnes présentes, de sorte qu'elles soient plus susceptibles de faire attention et de tirer quelque chose de la réunion. Posez des questions, demandez des idées et demandez des commentaires à la fin de la réunion. Il peut également être judicieux de demander un rapport de style post-mortem aux employés après la réunion pour pouvoir améliorer les choses la prochaine fois.
Donner à l’employé l’ordre du jour et d’autres informations importantes avant la réunion signifie qu’il sera mieux préparé à poser des questions ou à donner son point de vue lorsqu'on le lui demandera.
Prendre de bonnes notes
Une personne de la réunion doit être chargée de prendre des notes et de les distribuer au groupe une fois la réunion terminée. Bien que les réunions formelles puissent ne pas être nécessaires, les notes sont toujours une bonne idée.
Encouragez chaque participant à prendre également des notes, mais ne soyez pas surpris si certains ne le font pas. Certaines personnes préfèrent absorber pendant la réunion et faire attention à tout ce qui se dit et prendront des notes à la fin de la réunion.
Assigner des suivis
À la fin des réunions les plus efficaces, certaines tâches devront être accomplies. Cela pourrait inclure des tâches qui ont surgi de l'ordre du jour de la réunion ou des domaines où davantage d'informations sont nécessaires pour parvenir à une décision.
Prenez une minute pour attribuer chacune de ces tâches de suivi à quiconque est le mieux placé pour les accomplir. En les assignant spécifiquement, ils se feront réellement et quelqu'un sera responsable s'ils ne le font pas. Sinon, vous risquez que la prochaine réunion soit moins efficace car tout ce qui a été traité lors de la réunion précédente n’a pas été traité.
Gestion des réunions à distance
Avec de plus en plus d’équipes de conception décentralisées et travaillant à distance, la réunion à distance devient de plus en plus populaire. Bien que plusieurs des mêmes choses s’appliquent aux réunions virtuelles qui s’appliquent à celles qui ont lieu en personne, il existe certaines considérations particulières.
Tout d'abord, vous devrez peut-être trouver un partage d'écran pour certains ou tous les participants à la réunion. Même si le partage d'écran n'est pas nécessaire, vous pouvez avoir besoin d'un tableau blanc virtuel ou de quelque chose de similaire pour partager des idées.
Vous voudrez probablement utiliser la vidéo Web, comme Skype, pour rendre vos réunions à distance plus personnelles. Ceci est particulièrement important si vous rencontrez des personnes que vous n'avez pas rencontrées en personne.
Dans les petites réunions, vous souhaiterez peut-être désactiver la fonction Mute pour que tout le monde reste plus engagé. Cela peut également être une distraction, en particulier si certains de vos participants à distance travaillent à la maison et peuvent avoir d’autres choses à faire en arrière-plan. Alors, considérez-le, mais ne le considérez pas comme une règle stricte.
Comme pour les réunions du monde réel, vous devez toujours respecter une heure et un ordre du jour bien définis, et vous assurer de commencer et de terminer votre réunion à temps.
Ressources pour vos réunions à distance
Hangouts Google+ est un service gratuit de Google qui constitue un excellent moyen de parler en tête-à-tête. Vous pouvez vous connecter depuis n'importe quel appareil et même lancer un appel vidéo directement depuis Gmail.
Skype offre un chat vidéo en groupe qui est parfait pour les réunions à distance.
Yugma propose des conférences Web gratuites et payantes pour les grandes et petites entreprises.
WebEx , de Cisco, propose des réunions virtuelles à partir de seulement 19 $ / mois (bien qu’il existe un plan gratuit pouvant accueillir jusqu’à 3 personnes). Ils offrent même des outils pour la formation en ligne et les événements.
Voxwire est une solution de conférence Web simple qui fonctionne sur les appareils mobiles (y compris iOS, Blackberry et Android) et ne nécessite aucun téléchargement.
Spreed offre le partage d’écran, la prise en charge des présentations, les tableaux blancs avec exportation PDF, etc.
ReadyTalk offre des conférences Web, audio et vidéo, et propose même des webinaires automatisés "Simulive".
Mikogo vous permet d’organiser des réunions, d’offrir des présentations ou même de fournir une assistance à distance avec des comptes gratuits et payants.
Aller à une réunion offre la vidéoconférence et le partage d’écran pour jusqu’à 3 personnes gratuitement, avec des comptes payants pour plus d’utilisateurs.
GatherPlace est un moyen facile de conférence Web qui offre un essai gratuit de 14 jours.
BeamYourScreen partage d’écran facile pour les réunions en ligne, les conférences Web et plus encore.
Vyew offre une collaboration visuelle en temps réel sans aucune installation nécessaire.
Twiddla est un "terrain de jeu" basé sur le Web qui ne nécessite aucune configuration et offre un essai gratuit de 30 jours.
Sync.in est un traitement de texte en ligne qui offre des fonctionnalités de collaboration en temps réel.
Rejoins moi offre un partage d'écran instantané avec audio illimité et d'autres outils puissants.
Feu de camp propose une collaboration en équipe avec un chat en temps réel. Il vous permet de partager du texte, des fichiers et du code en temps réel avec des transcriptions.
Zoho Réunion vous permet de vous connecter et de partager des écrans avec d’autres, et comprend une conférence audio intégrée.
Fusée propose des moyens gratuits de se rencontrer et de partager à distance, et fonctionne avec une variété de plates-formes.
Se blottir propose des outils de collaboration transparents pour les équipes distribuées et est optimisé pour les appareils mobiles.
Meetin.gs offre des outils simples de planification de réunion et s'intègre avec Skype, Hangouts et Lync.
MeetingBurner propose des outils de webinar et de partage de contenu, et est gratuit pour un maximum de 10 personnes, sans aucune installation requise.
Conclusion
Les réunions sont un sujet délicat qui peut soit booster votre entreprise et améliorer votre travail, soit aspirer votre productivité et créer bien plus de problèmes qu'elles n'en résolvent. Planifier des réunions efficaces et utiliser uniquement des réunions quand elles sont réellement nécessaires est une bonne habitude à prendre, et ce n’est pas particulièrement difficile.