8 astuces pour que les designers indépendants soient payés plus rapidement
Les flux de trésorerie sont cruciaux pour toute entreprise, mais surtout pour les petites entreprises et les indépendants.
Lorsque vous repensez au début de votre carrière de designer indépendant, vous ne vous attendiez probablement pas à passer trop de temps à traquer les clients pour payer leurs factures. Vous l'avez commencé à faire ce que vous aimez et à être payé pour cela.
Pour vous y aider, voici 8 astuces que vous pouvez implémenter immédiatement dans votre entreprise pour vous aider à être payé plus rapidement.
Si vous avez d'autres conseils de votre propre expérience, veuillez les partager avec nous dans les commentaires.
1. Gérer les attentes dès le premier jour
Parfois, les concepteurs indépendants sont tellement enthousiastes à l'idée de gagner de nouveaux contrats qu'ils se précipitent pour passer un nouveau contrat sans contrat.
N'ayez pas peur de donner un contrat à votre client, il l’attend et vous éviterez bien des malentendus, des maux de tête et des factures impayées. Il est également préférable de prendre le temps de guider votre nouveau client à travers tous les livrables clés et les dates de paiement au début d'un nouveau projet.
En outre, ce n'est pas un mauvais moment pour leur rappeler vos politiques de paiement en retard, qui devraient être incluses dans votre contrat si vous les avez.
2. Construire une relation client forte
La meilleure façon d’établir une relation client solide est d’être en communication constante avec eux.
Mettez-les à jour sur ce que vous faites et comment les choses se passent. Amenez-les à faire partie du projet. Cela garantit également que vous avez tous deux une compréhension approfondie du travail effectué.
Et de cette manière, quand il sera temps de les facturer, il n'y aura pas de surprises.
3. Trouvez la personne qui vous paie
La personne avec laquelle vous discuterez de votre paiement différera entre les clients.
Par exemple, si votre client est une petite entreprise, il est probable que le propriétaire de l'entreprise soit la personne qui traite les paiements. Si votre client est une entreprise de taille moyenne ou grande, cela peut être son département de comptabilité ou contrôleur financier .
Au début d'un nouveau projet, assurez-vous d'avoir le nom, le numéro de téléphone et l'adresse électronique de la personne qui traitera vos factures. En fait, demandez une introduction par email si nécessaire.
Il y a des chances qu'ils répondent à la note avec un email qui contiendra toutes leurs informations de contact dans la signature. Cela vous sera utile et vous permettra de gagner beaucoup de temps lorsque vous devez trouver le contact approprié pour traiter toute facture en souffrance.
4. Ne sous-estimez pas vos conditions de facturation
Toutes les factures comportent des conditions de paiement figurant sur la facture (ou du moins, elles doivent l'être).
Avez-vous déjà pensé à vos termes? Vous pourriez être surpris de savoir combien ils peuvent déterminer à quelle vitesse vous êtes payé. En fait, l'équipe de Market Intelligence de FreshBooks a étudié les conditions de paiement de ses utilisateurs afin de trouver les meilleures conditions de facturation pour vous permettre de payer plus rapidement. Voici les résultats de l'étude. (Pour le rapport complet cliquez ici )
- Sois poli
Un simple "s'il vous plaît payer votre facture dans" ou "merci pour votre entreprise" peut augmenter le pourcentage de factures payées de plus de 5%! - Ne pas utiliser de jargon
Le mot "jours" par opposition à "net" vous permettra de payer plus souvent et plus rapidement. - Frais de retard
Menacer vos clients avec des intérêts sur les paiements en retard fait deux choses. Cela vous permet de payer plus lentement, mais vous permet également de payer un pourcentage plus élevé de factures.
Voici un exemple de termes de facture correctement formulés selon l'étude:
"Merci, nous apprécions vraiment votre entreprise. S'il vous plaît envoyer le paiement dans les 21 jours suivant la réception de cette facture. "
5. Facture plus rapide
C'est assez simple, mais souvent négligé. Plus vite vous facturez vos clients, plus vite ils vous paient.
Cela signifie simplement que chaque fois que vous devez effectuer un paiement (généralement sur un livrable), apportez une facture papier ou envoyez-la par courrier électronique.
Dans presque toutes les entreprises, ils ne peuvent pas vous payer avant d'avoir une copie de votre facture pour leurs propres dossiers. Donc, s'ils ont votre facture, ils peuvent commencer le processus pour vous payer, ou peut-être même vous payer immédiatement (surtout quand ils sont vraiment contents de votre travail).
Il est important de noter ici que la possibilité de créer rapidement des factures vous aidera vraiment à mettre en œuvre cette astuce. Il est préférable d'utiliser l'un des nombreux services de facturation disponibles en ligne.
6. Soyez clair avec votre description du travail
Soyez aussi clair et précis que possible sur votre facture. N'utilisez aucun jargon de l'industrie dans votre description de produit ou de service sur votre facture.
Si votre client ne comprend pas parfaitement ce pour quoi ils sont facturés, ils sont moins susceptibles de signer sur la facture.
Par exemple, au lieu d’écrire «site Web» dans la description, utilisez quelque chose de plus spécifique tel que «12 pages de conception et de développement HTML comprenant un formulaire de contact et une carte du site».
7. suivi
Dans un monde parfait, toutes les factures seraient payées en quelques minutes. Malheureusement, ce n'est pas un monde parfait. La vérité, c'est que les factures peuvent prendre entre trois et douze semaines pour être payées, ce qui peut représenter une très longue attente pour une petite entreprise - rappelez-vous que tout est une question de trésorerie. C'est pourquoi chaque pigiste doit avoir une stratégie de suivi des factures.
Pensez à utiliser une solution de facturation qui vous permet d'identifier rapidement les factures impayées grâce à un tableau de bord ou à un rapport facile d'accès.
Cela vous fait gagner beaucoup de temps et aide à identifier les clients avec lesquels vous devez effectuer un suivi immédiatement. Il est préférable de réserver un bloc de temps chaque semaine pour contacter les clients qui ont des factures en souffrance.
Parfois, un rappel rapide par e-mail peut faire l'affaire, mais n'ayez pas peur de les appeler si vos e-mails restent sans réponse. En ce qui concerne les appels, vous voudrez connaître le calendrier de vos clients. Cela rendra beaucoup plus facile de les atteindre au lieu de jouer à l’étiquette du téléphone.
8. Lettres et mentions légales
Aller à la cour des petites créances est toujours une option lorsque les choses vont vraiment mal, mais cela ne vaut probablement pas la peine de consacrer du temps et des dépenses à la perception de petits montants. Il est préférable d'essayer autant que possible avec des lettres formelles. Si cela échoue, consultez d'abord un avocat pour obtenir des conseils, puis demandez-leur d'envoyer une lettre en votre nom.
La lettre devrait indiquer que vous avez épuisé toutes les autres voies et que si vous ne recevez pas de paiement dans un délai déterminé, vous n’auriez pas d’autre recours que de saisir les tribunaux. Cela suffit souvent à sécuriser votre paiement et constitue une méthode beaucoup plus rentable que de poursuivre le client en justice.
Mais espérons que vous avez développé une relation client forte grâce à une communication constante et en offrant un excellent service, de sorte que vous ne parveniez jamais à ce point.
Ces stratégies vous aideront à être payées plus rapidement, à consacrer moins de temps à la recherche de clients et à vous donner plus de ressources pour développer continuellement votre entreprise de design indépendant.
Cet article a été invité par Darius Bashar, un ancien pigiste qui travaille maintenant à FreshBooks.com . FreshBooks est un service de facturation en ligne qui aide les concepteurs à passer moins de temps à se soucier de la facturation et à consacrer plus de temps à ce qu’ils aiment.
Avez-vous des conseils ou des bonnes pratiques de votre part? Veuillez les partager dans la section commentaires ci-dessous.