Toutes nos félicitations! Vous avez gagné un emploi, travaillé dur pour produire un excellent site et le client est ravi des résultats. Ne serait-il pas agréable de se faire payer?
Bien que la facturation ne semble pas être un sujet passionnant, elle est sans aucun doute l’un des domaines les plus cruciaux pour chaque entreprise. Votre facture reflète votre image de marque, renforce votre professionnalisme, est un point de vente supplémentaire pour gagner plus de travail et, surtout, vous fait payer. Faites-le mal, et vous ne serez pas en affaires pour longtemps.
Beaucoup de pigistes et de propriétaires de petites entreprises ont du mal à créer des factures, en particulier ceux qui font tout pour eux-mêmes.
Dans le post suivant, je vais essayer de clarifier ce processus ainsi que certains termes et pratiques liés à celui-ci, tout en évitant tout jargon comptable. De plus, je vais vous proposer 10 magnifiques modèles de factures que vous pouvez personnaliser et utiliser immédiatement et je vous montrerai d’excellents outils qui vous simplifieront la vie et vous aideront à facturer comme un pro.
Une facture ou une facture est un document commercial émis par le vendeur, reçu par l'acheteur et contenant des détails tels que les prix et les quantités de marchandises, les modes de paiement et le délai maximum pendant lequel l'acheteur doit effectuer le paiement.
Le vendeur est le fournisseur ou le fournisseur de services, tandis que l'acheteur est le client ou le client.
Ce document est important pour les deux parties, car le vendeur doit conserver une copie pour enregistrer ses ventes et le client doit en conserver une copie pour enregistrer son achat.
L'envoi d'une facture indique que «quelqu'un vous doit de l'argent» et que la réception d'une facture indique que «vous leur devez de l'argent».
L'aspect et la langue de vos factures doivent correspondre au reste de votre image de marque et au message que vous souhaitez diffuser. Il doit correspondre à la conception de votre carte de visite, à la tête de lettre, au slogan et même aux couleurs de votre site.
Même si la structure de la facture dépend de l'industrie, il existe des règles et des éléments généraux à suivre.
Pour s'en souvenir plus facilement, vous pouvez diviser la facture en 6 sections différentes:
Contient des détails sur votre entreprise (ou votre nom complet si vous êtes freelance), le logo de l'entreprise, les coordonnées, les informations de paiement, etc.
Si votre entreprise possède un statut juridique spécifique, par exemple si aux États-Unis, il s'agit d'une société ou au Royaume-Uni, elle doit être limitée. Vous devez donc inclure les informations spécifiques à votre juridiction; cela signifie généralement une adresse officielle et un numéro d'enregistrement, mais les règles varient, vérifiez donc auprès de votre bureau des impôts local.
En Europe, si vous êtes inscrit à la TVA, vous devez également inclure votre numéro de TVA.
Vous pouvez spécifier ici les options de facture telles que la date d'émission - la date de la facture, les conditions nettes, la date d'échéance, la devise et le numéro de commande d'achat.
En affaires, le terme net 30 est utilisé pour indiquer le paiement dans un délai de 30 jours ou le 10/15, net 30, une autre façon de dire 10% de remise si elle est payée dans 15 jours et nette dans les 30 jours.
Cependant, les personnes moins conscientes de la terminologie métier peuvent ne pas savoir ce que cela signifie. En fonction de votre acheteur, il est donc préférable d’utiliser plutôt le français simple: "Veuillez noter que le paiement est dû au plus tard le 07/09/2013 ".
De plus, gardez à l'esprit que les formats de date diffèrent au niveau international - le paiement dû le 07/09/2013 peut signifier un paiement en juillet ou en septembre selon l'emplacement du client - afin d'éviter toute ambiguïté, pensez à une expression plus formelle telle que le 9 juillet 2013.
Un autre terme qui peut également causer de la confusion est "lors de la réception". Freshbooks produit un étude intéressante qui dit que beaucoup de gens semblent interpréter cela comme "quand vous en avez envie".
C'est comme s'ils recevaient une facture avec les mots «payable à la réception» et la déposaient immédiatement dans la pile «quand». Au lieu de cela, l'utilisation de termes spécifiques tels que «21 jours» semble concentrer l'esprit du client sur un délai précis et vous permettra de payer plus rapidement que de demander un paiement immédiat. - Zach Mathew
Cette partie contient le nom et l'adresse du client que vous facturez. Si vous vous adressez à une entreprise multi-bureaux, vous devez spécifier la personne ou le service approprié. Ce n'est peut-être pas la personne que vous avez communiquée pendant le projet, alors pour être payé plus rapidement, assurez-vous de demander qui sera chargé de vous payer.
Habituellement, le mot Facture indique le titre, mais selon le type, il peut également s'agir d'une facture, d'une facture fiscale, d'une facture pro forma, d'une facture rapide, etc. En cas de doute, conservez la facture.
Le numéro de la facture est un identifiant de référence unique et est utilisé en cas de correspondance. La règle est de ne jamais utiliser le même numéro pour plusieurs documents.
Dans certaines juridictions, il est impératif que vos numéros de facture augmentent chronologiquement. Mais ils ne doivent pas nécessairement être consécutifs. Si vous ne voulez pas que votre client sache combien de travail passe votre bureau, augmentez le nombre de factures au hasard chaque fois que vous écrivez une nouvelle facture: votre première facture sera "00007", la prochaine sera "00012", puis '00014' et ainsi de suite.
Vous pouvez également utiliser les codes dans votre numéro de facture pour vous rafraîchir la mémoire au moment de la déclaration de revenus. Par exemple, 2013-06-WDD-002 peut être traduit par «Deuxième facture pour Webdesigner Depot en juin 2013». Cela dépend de toi; Soyez créatif et trouvez un schéma de numérotation qui vous convient le mieux.
La liste détaillée doit clairement décrire ce que vous facturez - nom / description du produit ou service, quantité, prix unitaire, remise (généralement exprimée en pourcentage), taxe et montant total facturé.
La description doit correspondre aux termes que vous avez convenus avec votre client, soyez donc aussi précis que possible. Vérifiez toujours les erreurs de frappe, les erreurs grammaticales ou les erreurs de calcul car elles créent une mauvaise impression et peuvent nuire à votre réputation. En fait, vérifiez votre facture avant de l'envoyer.
Une autre chose à considérer est la quantité et les prix unitaires et vérifier quelles sont les règles. Par exemple, pour les entreprises du Royaume-Uni, si votre société est soumise à la TVA, les règles HMRC relatives aux factures de TVA indiquent que vous devez inclure le prix unitaire sur votre facture.
Si vous facturez à l'heure, vous pouvez spécifier le nombre d'heures que vous avez passées ainsi que votre taux horaire.
Les sous-totaux et les totaux avec une ventilation des taxes doivent être calculés sous le tableau.
Assurez-vous que tout est clair en tant que jour, car si le client ne peut pas identifier le total qui lui est demandé, il est très probable que votre facture se retrouve dans la pile «traiter avec plus tard».
Ceci est une boîte pour votre message personnalisé ou note qui décrit plus précisément vos conditions de facturation. Par exemple, si vous acceptez plusieurs modes de paiement, vous pouvez spécifier celui que vous préférez. Est-ce un chèque, un virement bancaire ou PayPal?
En outre, c'est un endroit parfait pour montrer son appréciation. Rappelez-vous qu'être poli et que vous pouvez vraiment être payé plus rapidement. Certaines études affirment qu'un simple «merci» peut augmenter le pourcentage de factures payées rapidement de plus de 5%. De manière analogue, cela pourrait se traduire par beaucoup d’argent par an.
Bien que les frais de retard ne soient pas mon moyen préféré pour demander un paiement à temps, gardez à l'esprit que vous pouvez également spécifier ceci. Par exemple: "Intérêts courus à 5% par mois par la suite".
Votre facture est un outil de marketing caché. Imaginez à quel point ce serait génial si vous pouviez faire ressortir votre document parmi les 100 autres. Personnellement, je m'intéresse davantage à travailler avec des clients qui m'envoient des factures créatives. Une facture bien conçue peut vous faire plaisir.
Pour commencer, nous avons mis en place 10 modèles à télécharger gratuitement, N'oubliez pas d'insérer votre propre marque et de personnaliser le libellé d'une facture efficace.
Comment facturez-vous les clients? Quels conseils partagez-vous pour être payé à temps? Faites le nous savoir dans les commentaires.
Factures aimablement conçues par Dimitar Stojanov.
Image / vignette en vedette, image de facture via Shutterstock.