La collaboration avec des clients que vous ne rencontrez jamais en personne est devenue normale pour la plupart des travailleurs du Web. Notre industrie est un secteur où le travail à distance pose très peu d’obstacles réels - presque toutes les étapes du processus de conception Web peuvent être réalisées dans le confort d’un bureau à domicile ou d’un café .
Nous avons la chance d'avoir cette flexibilité, surtout en période économique difficile, où un bureau chic ne correspond pas au budget de l'entreprise. Même si vous avez un bureau, il y a de fortes chances que vous débarquiez quelques clients qui ne sont pas situés autour du bloc. Mais vous découvrez rapidement que le travail à distance a ses inconvénients.
Sans interaction en personne, il est facile pour les principaux problèmes de communication de se développer ... souvent sans que vous le sachiez avant qu'il ne soit trop tard. Évitez une fusion majeure avec ces conseils simples.
La confiance d'un client fera ou défera un projet. Sans cela, vous passerez des heures interminables à expliquer et à défendre vos idées. Il est facile de gagner la confiance lorsque vous vous réunissez une fois par semaine pour présenter votre travail et rapporter vos progrès, mais comment vous y prenez-vous avec une distance de 10 000 km?
Tout d'abord, présentez-vous et je ne veux pas dire que vous leur envoyez un lien vers votre portfolio. Je vois des designers sauter cette étape tout le temps, mais c'est essentiel. Avant de vous lancer dans un travail, planifiez une réunion de lancement rapide. Une vidéoconférence est idéale - je recommande Skype - mais s'ils ne peuvent pas le gérer, un appel téléphonique fonctionnera presque aussi bien. Si vous êtes dans des fuseaux horaires différents, réveillez-vous gentiment et tôt (ou allez au lit très tard) pour les accueillir.
Aller sur le parcours vidéo? Assurez-vous d'être bien habillé et que votre environnement a l'air professionnel. Lorsque vous participez à l'appel, prenez quelques minutes pour vous présenter et souligner vos réalisations comme vous le feriez si tout le monde était réuni autour d'une table de conférence et que vous vous teniez à l'avant de la salle. Même s’ils vous connaissent et connaissent votre travail, c’est un bon rappel que vous êtes un professionnel qui le fait pour vivre… une personne qui devrait être appréciée et faire confiance.
Une autre façon d’instaurer la confiance au début du processus est de faire en sorte que le client se sente impliqué . Posez des questions et réfléchissez avec eux avant de proposer des solutions. Si vous manquez de temps pour la réunion, envoyez des questionnaires à remplir. Au moment de présenter le travail, assurez-vous que vos solutions reflètent au moins quelques-unes de leurs idées et expliquez-leur comment l'idée a été incorporée. Cela montre que vous écoutez. Comme toute relation humaine, c'est la moitié de la bataille.
Je connais beaucoup trop de pigistes qui acceptent de travailler sans contrat parce qu'il n'y a rien d'amusant à créer ce type de documentation. C'est stupide quoi qu'il arrive, mais quand vous travaillez à distance, c'est extrêmement dangereux. Vous pourriez vous en sortir pendant des années, mais tôt ou tard, vous vous heurterez à une catastrophe qui aurait pu être évitée si vous aviez pris la décision d’obtenir votre accord sur quelques points clés.
En règle générale, si j'estime dépenser plus de 10 heures sur un projet, je rédigerai un contrat et obtiendra une signature de client avant de commencer à travailler. Cela ne doit pas nécessairement être complexe, mais il devrait toujours inclure:
Vous ne savez pas par où commencer? AIGA fournit un Formulaire standard d'accord pour les services de conception que vous pouvez personnaliser pour vos besoins.
Ceci est important pour les deux côtés. Vous savez déjà que vous avez besoin de délais pour rester sur la bonne voie, mais vous devez également les définir pour le client. Demander des commentaires en temps opportun fait avancer le projet. Chaque fois que vous produisez quelque chose qui nécessite une rétroaction ou une approbation, définissez une échéance à court terme et assurez-vous de la documenter par écrit quelque part . Si le client laisse échapper les délais à plusieurs reprises, il ne peut plus se plaindre de la livraison du projet.
Avoir des échéanciers motive les clients à se concentrer sur votre travail, ce qui peut être l'un des nombreux projets à être assis sur leur bureau. C'est aussi une manière subtile de demander (et d'obtenir) le respect.
Comme vous ne vous rencontrez pas en personne (et que vous n’appelez probablement pas trop), les interactions limitées que vous avez avec vous sont extrêmement importantes. Assurez-vous que vos e-mails et vos messages sont conçus avec soin. Réalisez que chaque mot que vous écrivez est amplifié et que votre sens de l'humour ne va pas très bien se manifester. Mieux vaut être simple .
Ne pas inonder vos clients de courriels inutiles, mais assurez-vous de communiquer suffisamment pour qu'ils se sentent à l'aise avec vos progrès . Des check-ins rapides et réguliers aident à mettre tout le monde à l'aise. Si vous pensez que le client est confus, décrochez le téléphone et faites une vraie conversation. Vous serez étonné de savoir combien de temps vous pouvez éliminer en 2 minutes lorsque vous n'essayez pas de l'expliquer par e-mail.
Conservez une copie de toute votre correspondance pour consultation ultérieure - vous ne savez jamais quand vous en aurez besoin.
Il existe des tonnes d’outils formidables pour la collaboration en ligne avec les clients. Choisissez ceux qui conviennent le mieux à votre processus et utilisez-les religieusement. Insistez pour que votre client les utilise aussi.
J'ai rencontré un certain nombre de clients qui ne veulent pas se soucier de se connecter à un nouvel outil - ils préfèrent inonder votre boîte de réception par courrier électronique après le courrier électronique après le courrier électronique. Le problème, c’est que l’e-mail ne fait pas grand chose pour garder tout le monde sur la même page. À moins d'avoir un chef de projet dédié, procurez-vous un outil de gestion de projet basé sur le Web . Faites des listes de tâches, définissez des jalons et maintenez des discussions dans un espace public où vous pouvez facilement les signaler.
Camp de base est l'un des outils de gestion de projets sur le Web les plus utilisés, et pour une bonne raison. Il est bon marché, facile à configurer, il ne contient pas beaucoup de sifflets supplémentaires dont vous n'avez pas besoin et les clients le trouvent intuitif, ce qui signifie qu'ils seront effectivement enclins à l'utiliser. Il comporte des listes de tâches, des jalons, un centre de messagerie et un référentiel de fichiers, et même un suivi du temps. Les chances sont que cela couvrira la plupart de vos besoins. Il existe de nombreux autres outils de gestion de projet en ligne si Basecamp n'est pas votre truc. Essayer huddle.net ou wrike.com .
Les outils de collaboration en ligne supplémentaires que vous pouvez trouver utiles sont les suivants:
Suivez ces étapes et vous êtes sur la bonne voie pour éviter les conflits majeurs et maintenir votre projet sur les rails. Restez à l'écoute de la seconde partie de cet article et de cinq autres façons de travailler avec vos clients à distance.
Écrit exclusivement pour WDD par Mindy Wagner.
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