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Configuration de l'environnement de travail optimal

Combien de temps perdez-vous dans la journée moyenne à chercher des objets enterrés quelque part sur votre bureau? Ou se lever pour obtenir quelque chose de l'autre côté de votre bureau? Ou bien récupérer les choses dont vous avez besoin pour faire votre travail?

Si vous additionniez toutes ces secondes et minutes perdues, vous pourriez être surpris du pourcentage de votre journée que cela prend.

Prendre le temps de mettre en place un espace de travail optimal peut vous faire économiser des heures voire des jours au cours d'une année.

Cela vaut la peine de prendre un jour ou deux pour configurer votre bureau et votre espace de travail afin de mieux convenir à votre façon de travailler pour gagner du temps par la suite. Et le processus n'est pas difficile.

Il suffit de planifier et d'explorer votre manière de travailler, puis de configurer vos espaces de travail physiques et virtuels pour mieux répondre à vos méthodes de travail.

Comme mentionné, c'est une bonne idée de mettre de côté un jour ou deux pour optimiser votre espace de travail. Vous verrez probablement les effets positifs sur votre temps presque immédiatement, et vous remarquerez peut-être beaucoup moins de frustration tout de suite.

Pas exactement un environnement de travail optimal. Image par cybrgrl.


Comment travailles-tu?

Supposons que la majorité des personnes lisant cet article sont des concepteurs de sites Web et / ou des développeurs. Cela supprime beaucoup de possibilités dans l'arène "comment ça marche". Mais il y a encore beaucoup de différences dans le fonctionnement de chaque concepteur Web et développeur. Si vous souhaitez configurer votre espace de travail optimal, vous devez déterminer exactement comment vous travaillez le mieux.

Réfléchissez à la manière dont vous travaillez maintenant et à la manière dont vous pourriez améliorer votre productivité si vous disposiez d'autres outils et systèmes.

N'essayez pas de revoir complètement vos méthodes de travail, car il est peu probable que vous vous en teniez à de nouveaux systèmes s'ils ne s'intègrent pas comme vous en avez l'habitude. Les pas de bébé vous donneront souvent de meilleurs résultats que de tout changer à la fois.

Faites une liste des choses que vous faites normalement dans une journée de travail et comment vous accomplissez ces tâches. Votre routine peut être assez similaire de jour en jour, ou vous pouvez faire des choses complètement différentes certains jours de la semaine. Incluez toutes les tâches que vous effectuez régulièrement, que ce soit sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.

Quel type d'organisateur êtes-vous?

La prochaine chose à considérer est la façon dont vous restez organisé. Utilisez-vous un organiseur de papier ou un système de classement? Notes Post-it? Une liste de tâches à faire par ordinateur ou un gestionnaire de projet?

Image par Adam UXB Smith

Si vous utilisez un système sur papier, réfléchissez à la manière dont vous devez l'adapter à votre espace de travail. Avez-vous un grand organisateur qui a besoin d'espace à portée de main sur votre bureau? Ou utilisez-vous des notes post-it que vous devez pouvoir coller à votre bureau ou aux murs qui entourent votre bureau? Seriez-vous mieux servi par quelque chose comme un tableau blanc?

Réfléchissez à la façon dont vous restez organisé et faites une liste des choses qui sont nécessaires pour cela. Vous devrez incorporer ces éléments dans votre espace de travail, mais cela viendra un peu plus tard.

Quels matériaux sont importants pour votre travail?

De toute évidence, un ordinateur et probablement une imprimante seront sur cette liste. Mais quels autres outils avez-vous besoin? Vous pouvez avoir des haut-parleurs externes, un scanner à plat, une lampe de bureau, du papier, des stylos, une station d’accueil pour iPod ou d’autres outils dont vous avez besoin et / ou que vous souhaitez travailler.

Image de William Hook

Encore une fois, faites une liste de ce qui est important pour vous. Ensuite, vous devrez éliminer tous les éléments inutiles de votre bureau.

Le désencombrement est important, car il vous sera beaucoup plus facile de tout organiser. Rappelez-vous: l'encombrement est l'ennemi d'un espace de travail optimal. Chaque fois que vous devez arrêter ce que vous faites pour chercher quelque chose, vous êtes moins efficace et moins productif.

Sphères d'importance

Maintenant que vous avez compris comment vous travaillez et ce qui est important pour votre flux de travail, il est temps de réorganiser votre espace de travail. Étant donné que la plupart de vos lecteurs sont des concepteurs Web ou des développeurs, faisons de votre ordinateur la pièce maîtresse de votre mise en page. Pour la plupart d’entre vous, c’est là que vous faites la grande majorité de votre travail.

À partir de là, déterminez ce que vous utilisez le plus souvent. Cela pourrait être votre organiseur, papier millimétré, papier à gratter ou toute autre chose. Mettez ceci à portée de main de votre ordinateur. Une autre chose qui devrait toujours être à portée de main est vos poubelles et bacs de recyclage. Il est important de garder votre bureau propre, ce qui signifie jeter les objets avant qu’ils n’aient une chance de s’accumuler.

Pensez à d'autres choses que vous aimez garder à portée de main de votre espace de travail. Il peut s'agir de fichiers clients, de livres de référence que vous utilisez souvent, de votre imprimante ou de votre scanner, ou de tout autre élément que vous utilisez quotidiennement. Ces choses doivent être situées à portée de main ou juste au-delà.

Pensez ensuite aux autres choses que vous devez garder dans votre bureau, mais ne les utilisez qu'une ou deux fois par semaine ou moins. Ce n'est pas aussi important que vous en avez mis, bien que vous souhaitiez toujours qu'ils soient facilement accessibles. Ils peuvent aller dans une étagère, dans un tiroir ou partout où vous avez de la place pour eux, où vous pouvez tout organiser.

Le but ici est de vous assurer que les choses que vous utilisez le plus souvent sont les plus proches de vous, alors que les choses que vous utilisez moins souvent sont plus éloignées. Cela va varier un peu pour tout le monde.

Pour moi, les choses qui doivent être centrées sur mon bureau sont mon ordinateur, un ordinateur portable ou deux (ou six) stylos, mon téléphone portable et ma station d'accueil. Pour quelqu'un d'autre, une tablette graphique ou un organiseur peut être plus important et doit se situer dans cette sphère immédiate. D'autres peuvent vouloir que leur imprimante soit à portée de main s'ils impriment constamment des choses.

Tout à sa place

Dans chaque sphère d’importance, il faut s’assurer que tout a sa place. Cela signifie avoir une sorte de support pour vos stylos, un endroit spécifique pour garder votre agenda ou votre organiseur, et un endroit désigné pour les livres de référence que vous souhaitez garder à portée de main.

Image d'AdamSelwood

Pensez à la façon dont vous vous organisez. Pour certaines personnes, vous voudrez peut-être garder des objets comme des stylos dans votre tiroir de bureau supérieur. Pour d'autres, vous pourriez vouloir une tasse ou une boîte directement sur votre bureau. La même chose vaut pour les livres ou les cahiers. Certaines personnes voudront peut-être une étagère pour les conserver, tandis que d'autres seront satisfaites d'une pile sur leur bureau. Il n'y a pas de bon ou de faux ici.

Une fois que tout est à sa place, assurez-vous que tout retourne à cet endroit à la fin de chaque journée, ou même mieux: dès que vous en avez terminé. Cela gardera votre bureau sans encombrement et facilitera la recherche de documents lorsque vous en aurez besoin, ce qui vous rendra plus productif.

Vous pouvez décider que vous avez besoin de choses pour vous aider à organiser votre bureau. C'est bien, mais n'allez pas trop loin. Les solutions les plus simples sont souvent les meilleures. Mais envisagez d'acheter des éléments tels que des organiseurs de tiroirs de bureau, une sorte de conteneur pour contenir des stylos et des crayons, et éventuellement une boîte de réception ou des supports de fichiers de bureau.

Encore une fois, assurez-vous de n'acheter que des choses qui correspondent à votre façon de travailler et ne vous causeront pas plus de problèmes ou ne contribueront pas à l'encombrement.

Débarrassez-vous des distractions

Les distractions sur votre bureau vont interférer avec la productivité de votre travail. Cela ne signifie pas nécessairement que vous devez garder votre bureau entièrement spartiate, mais cela signifie que tout ce qui pourrait vous distraire devrait être supprimé.

Image de mkosut

Différencier les distractions et les aides à la création. Si quelque chose vous aide réellement dans le processus de création, conservez-le. Mais si vous l'utilisez comme une excuse pour ne pas travailler, mettez-la ailleurs.

Maintenir votre espace de travail optimal

Une fois que votre espace de travail est configuré, vous devez le gérer pour qu'il continue d'être un espace de travail optimal.

La plupart de ces choses doivent être faites quotidiennement, au début ou à la fin de votre journée de travail (celle qui vous appartient entièrement et dépend de votre préférence à la fin de la journée ou au début).

Personnellement, je recommande de faire vos tâches de maintenance à la fin de la journée pour plusieurs raisons: premièrement, parce que vous serez plus enclin à le faire rapidement et sans distraction lorsque vous aurez terminé votre travail (le matin, vous pourriez être plus tenté de s'attarder et de tergiverser). Deuxièmement, parce que c'est agréable de venir travailler le matin à un bureau propre et organisé.

Tout d'abord, assurez-vous que les ordures sont jetées ou recyclées. Peu importe qu'il s'agisse d'une série de croquis dessinés à la main d'un site Web ou de canettes de soda vides ou de tout autre objet, si c'est des ordures, placez-les à leur place. Les endroits auxquels il n'appartient pas incluent le dessus de votre bureau, sous votre bureau ou n'importe où autour de votre bureau qui n'est pas une poubelle. Honnêtement, c'est l'une de ces choses qui devraient être faites dès que vous générez ces déchets, mais au moins une fois par jour est vital. Il n'y a rien de pire que de commencer votre journée de travail entourée de déchets.

Assurez-vous de tout remettre à sa place lorsque vous en avez terminé, ou au moins une fois par jour. De cette façon, lorsque vous avez besoin de quoi que ce soit, c'est là que vous pouvez le trouver. Si tout a sa propre place, cela ne devrait prendre que quelques minutes.

Une fois par semaine environ, examinez votre système. Assurez-vous que tout est dans la sphère ou l’importance appropriée et déplacez les choses si nécessaire. Au fur et à mesure que vous affinez votre système, il se peut que vous n'ayez besoin de le consulter que tous les mois ou même moins. N'ayez pas peur de changer les choses à mesure que vos méthodes de travail changent. Et n'ayez pas peur de changer les choses si un nouvel arrangement ne fonctionne pas pour vous.

Espace de travail virtuel

Nous avons beaucoup parlé de votre espace de travail physique, mais en tant que concepteurs et développeurs, il est probable que votre travail se déroule dans un espace virtuel. Il est important d’organiser votre espace de travail virtuel pour une productivité optimale.

Image de Todd W Carpenter

Les gens essaient souvent de créer leur espace de travail virtuel en fonction de ce qu’ils pensent être l’espace de travail. Ils recherchent un bureau minimaliste ou organisent leurs dossiers et fichiers d'une certaine manière, car ils ont entendu dire que d'autres concepteurs ou développeurs le font.

Oubliez l'apparence ou le fonctionnement de votre espace de travail virtuel. Configurez-le mais il est le plus efficace pour vous. Pour moi, j'ai quelques dossiers sur mon bureau en fonction des différents types de travail que je fais. J'ai un dossier pour "work" qui contient des sous-dossiers pour chaque client que je possède, un dossier pour les "sites Web" contenant des sous-dossiers contenant tous les fichiers de mes projets personnels et des dossiers pour les "photos". jusqu'à ce que j'ai une chance de les installer), et même un dossier "divers" où je mets toutes ces choses pour lesquelles je n'ai pas d'autres foyers.

J'ai essayé d'avoir un bureau minimaliste, mais ça ne marche pas pour moi. Je sauve des choses sur mon bureau tout le temps, mais essaye de tout nettoyer et de le placer à sa place toutes les deux semaines. Ne vous forcez pas dans une méthode contre nature pour organiser vos fichiers et vos dossiers. Trouvez le système qui s'intègre le mieux à votre flux de travail.

La même chose vaut pour l'utilisation d'outils comme les espaces pour garder les choses organisées. Je n'arrête pas de dire qu'un de ces jours, je vais commencer à profiter des Espaces pour organiser et séparer tous mes projets, mais jusqu'à présent, je n'ai pas vraiment eu besoin de le faire. Ce n'est pas parce que vous êtes disponible que vous devez l'utiliser. Utilisez-le s'il vous aide, mais ignorez-le autrement.

Si vous ne l'avez pas déjà fait, vous pouvez prendre le temps de configurer différents espaces de travail dans les programmes que vous utilisez régulièrement. Vous pouvez configurer différents profils dans de nombreux programmes (programmes Adobe en particulier) pour différents types de projets. Vous pouvez utiliser un ensemble d'outils différent selon que vous réalisiez des retouches photo ou des illustrations originales, que vous conceviez un site Web ou travailliez sur une publicité imprimée.

Prendre le temps de mettre en place des espaces de travail pour chacun de ces projets (ou d’autres projets auxquels vous êtes régulièrement confronté) signifie que vous disposerez d’un espace de travail optimal, quel que soit votre environnement de travail.

Davantage de ressources

Il existe des tonnes d’excellents articles pour améliorer votre espace de travail et vos méthodes de travail afin d’améliorer votre efficacité et votre productivité. Voici quelques excellents choix pour vous lancer:


Écrit exclusivement pour WDD par Cameron Chapman , écrivain et designer indépendant.

Comment organisez-vous votre espace de travail? Quelles sont les choses qui vous ont le mieux fonctionné?

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